Tutorial Cara Menggunakan Google Drive Lengkap dengan Gambar

6 min read

cara menggunakan google drive

Cara Menggunakan Google Drive Dengan Mudah

Google Drive adalah solusi penyimpanan online yang dikembangkan oleh Google, terutama digunakan untuk penyimpanan file dan back up dengan kapasitas 15GB penyimpanan cloud secara gratis. Anda dapat menggunakannya untuk menyimpan dan membuat dokumen, berbagi folder dan file dengan orang lain, atau sebagai media untuk mengumpulkan dan mentransfer data ke layanan eksternal.

Google Drive memungkinkan Anda menyimpan file di server mereka, menyinkronkan file di semua perangkat Anda, dan membaginya dengan mudah. Google Drive juga terintegrasi dengan aplikasi Google lainnya seperti  Google Documents, Google Sheets, Google Slides, dan masih banyak lagi. Anda bisa mengelola file dengan banyak opsi dan bisa mengaksesnya kapan saja meskipun sedang offline.

Berikut ini pembahasan Rock Away Summer mengenai Cara Menggunakan Google Drive, cara menyimpan file di google drive, cara menyimpan data di google drive dan cara menyimpan foto di google drive.

Cara Menggunakan Google Drive

Ada 2 cara masuk Google Drive, yaitu melalui browser dan melalui aplikasi di Android dan iOS

Untuk memulainya, buka Google Drive kemudian buat akun atau login dengan akun gmail Anda. Di beranda Google Drive akan ditampilkan My Drive dan semua folder atau file yang sudah Anda tambahkan. Di bagian atas akan ada daftar file yang baru diakses. Jika Anda belum pernah mengakses Google Drive, maka akan terlihat sedikit lebih kosong.

Di bilah sisi kiri, terdapat beberapa menu yang terdiri dari :

  • My Drive, pada dasarnya adalah penyimpanan Anda. Di sini Anda akan melihat semua file, dokumen, dan folder yang Anda unggah dan buat.
  • Jika Anda telah menginstal aplikasi Google Backup and Sync di komputer, maka akan ditampilkan di sini. Opsi ini berguna jika Anda memiliki banyak komputer dan ingin mentransfer file di antara mereka. Google Drive akan secara otomatis mengunggah semua folder yang ingin Anda unggah.
  • Shared with me, menunjukkan semua dokumen yang dapat Anda akses, tetapi Anda bukan pemiliknya. Terkadang orang akan berbagi file dan folder dengan Anda secara pribadi. Ketika Anda diberi izin untuk melihat atau mengedit dokumen baru, maka akan muncul di sini. Gunakan opsi ini untuk mengakses file dan folder yang bukan milik Anda dengan cepat.
  • Recent, merupakan menu yang berisi daftar file yang baru-baru ini diakses dalam urutan kronologis. File yang muncul di sini diurutkan bukan berdasarkan file terakhir yang diedit, tetapi berdasarkan yang baru saja dibuka.
  • Starred, berisi item-item favorit yang sudah Anda tandai dengan bintang di Google Drive untuk memudahkan pencarian cepat nantinya. Klik kanan pada item apa saja di Drive Anda, dan pilih Add to starred untuk menambahkannya ke daftar.
  • Trash, adalah tempat untuk fie yang sudah dihapus. File yang sudah dihapus akan dipindahkan ke sini dan benar-benar dihapus secara permanen setelah 30 hari. Ini berarti Anda dapat memulihkan file yang telah Anda hapus secara tidak sengaja.
  • Backups menunjukkan backup untuk perangkat Anda.
  • Storage, digunakan untuk memantau dan meningkatkan paket penyimpanan Anda saat ini.
cara menggunakan google drive 2
cara menggunakan google drive 2

Di bagian atas beranda terdapat fitur pencarian, di mana Anda dapat menemukan file apa pun di drive dengan mengetikkan kata kunci nama atau jenis file, sehingga tidak perlu mengklik semua folder satu per satu. Dengan menggunakan fitur ini Anda akan dapat menemukan file apa pun yang Anda butuhkan dalam hitungan detik. Jika Anda memerlukan dokumen yang Anda buat setahun yang lalu, Anda akan menemukannya jauh lebih cepat dengan metode ini daripada mengklik ratusan folder.

Cara Menyimpan File Di Google Drive

Anda dapat menambahkan semua jenis file ke Google Drive, seperti video, gambar, audio, dan dokumen. Saat pertama kali menyimpan file di Google Drive, Anda harus mengunggah file tersebut dengan cara sebagai berikut :

  • Pada beranda Google Drive, klik tanda plus berwarna-warni di kiri atas yang bertuliskan New atau juga bisa dengan klik pada menu drop down (tanda panah) di sebelah kanan My Drive.

  • Kemudian pilih File upload dilanjutkan dengan pilih file yang ingin Anda unggah.

  • Saat Anda sudah menemukan file di komputer atau hp android Anda, selanjutnya klik Open atau tekan Enter.
  • Di kanan bawah Anda dapat melihat bahwa file Anda sedang dalam proses pengunggahan, dan ketika selesai maka file akan ditampilkan deretan file di beranda Google Drive.

Anda juga bisa membuat file atau dokumen yang benar-benar baru di Google Drive, bukan file yang sudah ada di komputer Anda. Klik New lalu gulir ke bawah dan pilih jenis file yang akan Anda buat, apakah Google Docs (dokumen pengolah kata), Google Sheets (spreadsheet), atau Google Slides (presentasi ). Untuk menggunakan layanan lainnya maka klik More, sehingga Anda dapat menemukan produk-produk Google lain seperti Google Forms, Google Drawings, Google  My Maps, Google Sites dan Google Jamboard.

Saat Anda membuat file baru, Google Drive akan meneruskannya ke aplikasi yang tersebut sehingga terbuka di tab baru menggunakan aplikasi yang dimaksud (mis. Google Docs atau Google Sheets). Aplikasi baru itu masih menggunakan Google Drive sebagai media penyimpanannya, tetapi Anda bekerja di dalam aplikasi yang berbeda untuk mengedit file.

Cara Membuat Dan Upload Folder Di  Google Drive

Membuat folder akan membantu Anda mengatur file dengan lebih baik. Ada tiga cara  membuat folder di Google Drive. Anda dapat mengklik kanan pada ruang kosong di samping file, klik pada menu drop down My Drive  atau klik tombol New di kiri layar. Pada kotak jendela yang muncul klik New Folder. Kemudian silahkan buat nama folder lalu klik Create, maka folder berhasil dibuat.

Setiap folder yang Anda buat akan selalu ditampilkan di bawah bagian Folder. Untuk membuat folder tertentu mudah ditemukan, Anda dapat menandai dengan warna tertentu. Caranya dengan mengklik kanan pada folder tersebut dan tempatkan kursor pada opsi Change color. Ketika palet warna muncul, klik pada warna yang Anda inginkan.

Jika bukan membuat folder baru, tetapi Anda ingin upload folder dan isinya dari komputer atau hp Anda, pada kotak jendela yang muncul klik Upload folder, lalu pilih folder dari komputer Anda. Klik pada folder yang ingin Anda tambahkan, dan Google Drive akan menampilkan sebuah pesan yang menanyakan apakah Anda yakin tentang unggahan dari beberapa file yang akan ditambahkan. Klik Upload jika Anda yakin, maka Anda berhasil mengunggah folder ke Google Drive.

Cara Membagikan File Dan Folder Di Google Drive

Dengan mengklik kanan pada file atau folder, Anda juga dapat melakukan hal-hal seperti membagikan folder Anda kepada orang lain, membuat tautan yang dapat dibagikan untuk mengirim, memindahkan folder, membintangi, mengganti nama, mencari di dalam folder, mengunduhnya ke komputer Anda, atau hapus folder.

Google Drive memungkinkan Anda berbagi file maupun folder dengan siapa pun. Anda dapat berbagi file individual untuk berkolaborasi di Documents, Spreadsheet, dan Slide, berbagi folder dengan teman atau memposting tautan file ke publik sehingga orang lain dapat melihatnya.

Untuk berbagi file atau folder, klik kanan pada file atau folder kemudian klik Share.

Pada bagian ini Anda memiliki dua opsi, yaitu :

  • Membagikan file dan folder dengan orang tertentu
  • Membagikan file dan folder dengan audien yang lebih luas

Membagikan file dan folder dengan orang tertentu

Anda dapat menambahkan orang tertentu ke file dan folder menggunakan nama mereka (untuk rekan Google) atau alamat email.

  • Ketikkan alamat email mereka dan tekan Enter/ return.

  • Kotak di sebelah bidang input memungkinkan Anda menentukan bentuk izin dalam akses file atau folder.
  • Jika Anda berbagi file, maka dapat memilih 3 izin akses file dari Can edit , Can comment dan Can view, sehingga memungkinkan Anda untuk memutuskan seberapa besar kontrol orang-orang ini atas file Anda.
  • Jika Anda berbagi folder, Anda dapat memilih 2 izin akses folder, yaitu Can organize, add, & edit (Dapat mengatur, menambah, & mengedit) dan Can view only (Hanya dapat melihat). Dengan izin yang Anda berikan kepada seseorang untuk mengakses ke folder, artinya mereka juga bisa mengakses ke semua file di dalam folder itu juga.

Kotak centang Notify people akan dicentang secara default, artinya semua orang yang Anda bagikan akan menerima email. Jika Anda tidak ingin mereka menerima email, hapus centang pada kotak itu sebelum mengklik Selesai .

Jika Anda ingin memberikan izin berbeda kepada orang yang berbeda, Anda akan menyelesaikan proses ini lebih dari satu kali, membagikan / menetapkan izin kepada satu orang pada suatu waktu atau Anda dapat memberikan izin kepada semua orang dan kemudian segera menyesuaikan izin setiap orang dengan mengklik bagian Advanced untuk membuka kotak dialog lainnya .

Membagikan file dan folder dengan audien yang lebih luas

Untuk membagikan file atau folder dengan siapapun tanpa Anda mengenalnya atau ingin menggunakan tautan publik untuk mempostingnya di web dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

  • Klik Get shareable link.

  • Di layar berikutnya Anda bisa memilih izin untuk tautan ini menggunakan menu dropdown, misalnya ingin orang lain hanya bisa melihat file atau folder yang Anda bagikan tanpa bisa mengedit maka klik Anyone with the link can view dan klik Copy link untuk menyalin tautan ke papan klip Anda.

  • Siapa pun yang memiliki tautan yang dapat diakses publik dapat membagikan tautan itu ke orang lain. Perhatikan apa yang Anda bagikan, dengan siapa Anda berbagi, dan izin apa yang Anda tetapkan.
  • Anda juga dapat mengirim undangan atau mengirim tautan agar orang lain akan dapat melihat atau mengedit file. Jika Anda ingin membuat file publik, Klik Advanced di bagian kiri bawah, kemudian di bagian Who has access, klik pada opsi Change.

  • Di jendela berikutnya Anda dapat membuat tautan menjadi publik di Web (Public on the Web), dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki tautan dan tidak perlu login (Anyone with the link) atau hanya memberikan akses ke orang tertentu (Specific people)

  • Jika Anda berubah pikiran dan ingin mencabut izin atau mengizinkannya untuk diedit, Anda dapat melakukan perubahan itu meskipun Anda telah mengirim undangan.
  • Untuk memodifikasi izin, klik pada folder yang izinnya ingin Anda ubah. Tempatkan kursor pada ikon folder dan klik pada opsi pengaturan berbagi.
  • Ketika jendela baru muncul, klik pada opsi Advanced. Di sebelah kanan pengguna Anda akan melihat ikon pensil dengan menu drop down dan memilih izin baru.

Cara Menggunakan Google Drive Secara Offline

Fitur Google Drive lain yang menarik adalah dapat digunakan secara offline. Anda dapat melihat dan mengedit file meskipun tidak memiliki akses ke internet. Untuk cara pakai Google Drive secara offline, yang perlu Anda lakukan adalah sebagai berikut :

  • Unduh dan install ekstensi Google Docs Offline untuk Google Chrome.

  • Untuk mengaktifkan mode offline, klik pada roda gigi di kanan atas beranda Google Drive kemudian klik Settings.

  • Di layar berikutnya pada bagian General centang pada kotak di sebelah kanan tulisan offline, sehingga memungkinkan Anda untuk membuat, membuka dan mengedit file terakhir yang diakses (Google Documents, Sheet dan Slide) di perangkat ini saat offline.

  • Klik tombol Done untuk melanjutkan.
  • Jika perubahan telah disimpan dengan benar, Anda akan melihat tanda centang abu-abu di kanan atas.

  • Saat Anda klik maka akan beralih pada opsi pratinjau offline, dan semua dokumen yang tidak dapat diakses offline akan berwarna abu-abu.
  • Untuk mengakses file yang tidak berwarna abu-abu secara offline, klik kanan pada file tersebut dan aktifkan tombol Available offline.

Namun, salah satu kelemahan cara ini adalah hanya dapat dilakukan jika file yang Anda buat belum dibagikan kepada siapa pun dan harus dilakukan melalui browser. File juga dapat diakses secara offline melalui aplikasi seluler, dengan asumsi Anda telah mengaktifkan fungsi di pengaturan sebelumnya.

Demikian pembahasan mengenai cara menggunakan Google Drive dengan mudah sehingga memungkinkan Anda menyimpan data, foto, gambar, video dan dokumen lainnya, baik secara online maupun offline.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *