√ 3 Cara Mengirim Folder Lewat Email dengan Praktis dan Mudah

5 min read

cara mengirim folder lewat email

Email adalah salah satu cara termudah untuk tetap berkomunikas dengan seseorang di seluruh dunia secara gratis. Awalnya email memang tidak dirancang untuk mengirim file tetapi hanya mengirim teks sederhana. Seiring perkembangan jaman penyedia layanan email seperti Gmail, Yahoo dll menambah berbagai fitur yang memungkinkan Anda untuk mengirim koleksi foto dan file.

Anda mungkin sudah tahu cara mengirim file lewat email. Tetapi jika Anda memiliki banyak file dan foto dalam satu folder dan ingin mengirimnya ke teman Anda menggunakan email, apa yang Anda lakukan ?

Saat Anda mencoba melampirkan folder yang terdiri banyak file di email, Anda akan menemukan bahwa folder itu tidak bisa dilampirkan dan akan memaksa Anda untuk memilih hanya file secara individual dari folder tersebut. Banyak server dari layanan email mencegah Anda mengirim atau menerima file besar dengan ukuran tertentu sebagai lampiran. Anda mungkin dapat mengirim 4-5 file, tetapi akan sangat membosankan bagi penerima jika ada banyak file dalam lampiran.

Dan sebagian besar pengguna tidak tahu cara mengirim email yang melampirkan folder dengan banyak file. Untungnya, ada cara yang lebih mudah untuk mengirim folder dalam email dengan cara mengkompres folder melalui bantuan kemampuan Zip / Rar komputer Anda. Alasan lain untuk mengkompres file adalah membuat cadangan file penting seperti dokumen, gambar, dll. Ketika folder bersama dengan file-file di dalamnya sudah terkompres, Anda bisa melampirkan folder tersebut lewat email. Hampir semua sistem operasi komputer sudah dilengkapi dengan fitur kompresi file dan folder inbuilt.

Artikel Rock Away Summer kali ini akan membahas Cara Mengirim Folder Lewat Email, baik cara mengirim folder lewat email menggunakan HP, cara mengirim folder lewat email di laptop maupun cara mengirim folder lewat email Outlook.

Pembahasan dalam cara mengirim folder lewat email ini mencakup 3 cara, yaitu dengan folder yang sudah terkompres, melalui Google Drive dan melalui email Outlook. Cara tersebut bisa dilakukan dengan mudah pada email Gmail, Yahoo, Outlook maupun email-email lainnya. Cara ini juga bisa dilakukan baik menggunakan laptop / PC maupun hp android.

1. Cara Mengirim Folder Lewat Email Dengan Folder Terkompres

Gmail mendukung folder terkompres seperti Zip dan RAR. Anda hanya perlu mengkompres folder dan kemudian melampirkan folder tersebut di gmail. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan menggunakan metode ini untuk mengirim folder lewat email :

Kelebihan :

  • Merupakan cara tercepat untuk mengirim folder melalui Gmail.
  • Dapat dengan mudah mengirim banyak folder sekaligus.
  • Tidak memerlukan aplikasi / layanan tambahan.

Kekurangan :

  • Folder yang dikompres harus berukuran kurang dari 25MB karena batas ukuran lampiran yang diberlakukan oleh sistem gmail maksimal adalah 25 MB. Jika lebih besar dari itu maka harus menggunakan layanan berbagi file seperti Google Drive dan Dropbox.
  • Tidak dapat mengirim file yang dapat dieksekusi (format .exe) karena Gmail memblokirnya.
  • Penerima harus membuka kompres folder terlebih dahulu sebelum melihat.

Cara mengirim folder terkompres lewat email dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Kompres Folder

Semua sistem operasi komputer mampu mengompres file dan folder. Untuk mengkompres folder pada Windows dapat dilakukan dengan menggunakan winzip bawaan Windows sebagai berikut :

  • Klik kanan pada folder dengan banyak file yang ingin Anda kompres.
  • Arahkan kursor mouse pada opsi Send to kemudian pilih opsi Compressed (zipped) folder, maka file Zip baru akan dibuat secara otomatis di lokasi yang sama dengan folder Anda dan dengan nama yang sama dengan folder Anda . Fitur winzip ini menggabungkan semua file menjadi satu folder terkompres yang disebut sebagai arsip.

Anda dapat menyimpan maupun mengubah nama file zip tersebut. Untuk mengkompres beberapa folder sekaligus dapat dilakukan dengan mengklik pada setiap folder sambil menahan tombol shift pada keyboard dan kemudian ikuti proses di atas.

Kompres folder merupakan salah satu cara tercepat dan termudah untuk melampirkan file besar ke email. File zip berarti bahwa ukurannya sedang dikurangi (dikompres) dan semua file dimasukkan ke dalam satu folder. Tidak ada data yang hilang selama proses kompres. Ukuran file yang besar dari teks, foto, atau video akan menyusut sehingga jauh lebih mudah dikelola. Setelah penerima membuka file zip yang dikirim, maka semua file dikembalikan ke ukuran semula, persis seperti saat Anda membuatnya.

Proses dekompresi folder tersebut dapat dilakukan tanpa bantuan aplikasi pihak ketiga. Cukup buka file Zip dan klik tombol Extract to, kemudian pilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan file untuk proses ekstraksi ke dalam bentuk file aslinya.

Jika Anda menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk mengkompres folder, maka Anda akan mendapatkan hasil kompres yang lebih baik dengan fitur tambahan seperti enkripsi.

b. Kirim Folder Terkompres Melalui Gmail

Untuk mengirim folder melalui Gmail, buat pesan email baru di Gmail lalu klik ikon penjepit kertas dan pilih file zip terkompres yang baru saja dibuat untuk dilampirkan. Tunggu beberapa saat sampai selesai diunggah kemudian  kirim email ke alamat email tujuan seperti biasa. Jika Anda menggunakan Windows 10 maka Anda dapat mengklik kanan pada file zip lalu pilih opsi Send To > Mail Recipient.

2. Cara Mengirim Folder Lewat Email Dengan Google Drive

Hampir semua penyedia layanan email memiliki batas ukuran file yang dapat dikirim. Batas ukuran lampiran file maksimal dari gmail adalah 25MB. Jadi Anda tidak bisa mengirim file yang lebih besar dari 25 MB sebagai lampiran email. Anda akan mendapatkan kesalahan pesan karena batas ukuran file melebihi kapasitas maksimalnya.

Seperti yang Anda ketahui bahwa gmail tidak mendukung unggahan folder secara langsung, tetapi Google Drive mendukungnya dan memungkinkan Anda untuk mengirim file atau folder yang sangat besar hingga 15 GB. Google Drive terintegrasi dengan gmail, sehingga Anda dapat langsung mengirim folder di gmail menggunakan Google Drive. Adapun beberapa kelebihan dan kekurangan cara mengirim folder lewat email menggunakan Google Drive adalah sebagai berikut :

Kelebihan :

  • Dapat mengirim folder besar hingga 15 GB.
  • Semua jenis file di dalam folder dapat diterima, termasuk file yang dapat dieksekusi (.exe)
  • Penerima dapat mengunduh dan melihat konten folder tanpa ekstraksi file.

Kekurangan :

  • Membutuhkan aplikasi / layanan online tambahan dan perlu beberapa langkah tambahan, sehingga prosesnya lebih lama.
  • Penerima hanya dapat mengunduh folder jika disimpan di Google Drive pengirim.
  • Tidak nyaman untuk mengunggah dan mengirim banyak folder.

Cara mengirim folder lewat email menggunakan Google Drive dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Unggah Folder ke Google Drive

Untuk mengirim folder melalui Gmail, Anda harus mengunggahnya terlebih dahulu ke akun Google Drive Anda. Jika berupa file biasa, Anda dapat melakukan langsung pada pesan penulisan gmail. Namun untuk folder, Anda harus mengunggahnya ke Google Drive.

  • Buka Google Drive dan login dengan id dan kata sandi email Anda
  • Setelah Anda masuk Klik tombol New di sudut kiri atas dan pilih opsi Folder upload.
  • Kemudian pilih folder file dari komputer Anda dan tekan upload untuk mengunggahnya. Ingatlah bahwa Anda hanya dapat mengunggah satu folder saat itu. Jika Anda ingin mengunggah banyak folder maka ulangi prosesnya.

b. Kirim Folder Melalui Gmail Menggunakan Google Drive

Setelah folder diunggah ke Google Drive, langkah berikutnya adalah mengirim email

  • Login ke akun gmail Anda dan klik tombol Tulis / Compose
  • Kemudian lampirkan file dengan mengklik ikon Google Drive di bagian bawah layar

  • Pilih folder yang ingin Anda lampirkan dan klik tombol Insert di bagian bawah. Jika Anda ingin mengirim lebih dari satu folder maka tahan tombol shift pada keyboard untuk memilih beberapa folder.
  • Maka folder Anda akan secara otomatis dilampirkan ke email sebagai tautan Google Drive

  • Saat akan mengirim email Anda akan ditanya apakah hanya penerima tercantum yang dapat membuka folder atau siapa pun yang memiliki tautan dapat membukanya. Anda juga harus memilih apakah folder yang Anda bagikan hanya dapat dilihat atau dapat diedit. Buat pilihan yang tepat, dan klik Send maka folder akan dikirim melalui gmail. Meskipun penerima bukan pengguna gmail, mereka tetap dapat melihat dan mengunduh folder lampiran tersebut.

3. Cara Mengirim Folder Lewat Email Outlook

Outlook adalah layanan email dari Microsoft yang menawarkan fungsi penyaringan sehingga dapat memfilter email apa pun dari mana pun asalnya. Email Outlook juga memungkinkan secara otomatis mengirim semua email dari pengirim tertentu ke folder tertentu.

Cara melampirkan folder ke email Outlook :

  • Klik kanan pada folder yang akan Anda lampirkan
  • Di menu yang muncul, pilih Send to, lalu pilih Compressed (zipped) folder maka secara otomatis folder terkompres dan terbentuk file zip baru, ganti nama folder yang di zip jika perlu
  • Buka dan login ke Microsoft Outlook pada PC Anda
  • Setelah masuk lalu buat pesan baru dengan cara klik New message, isi alamat email tujuan, subject dan pesan.
cara mengirim folder lewat email outlook
cara mengirim folder lewat email outlook
  • Untuk melampirkan folder klik Attach yang ada di bagian atas layar, pilih Browse this computer
  • Di layar yang muncul cari dan pilih folder yang sebelumnya sudah dikompres zip lalu klik Open
  • Folder yang telah dikompres telah dilampirkan, kemudian klik Send untuk mengirimnya

Metode lain untuk melampirkan folder dalam pesan email adalah dengan fitur Send to Mail recipient

  • Cari folder yang sudah dikompres dan akan Anda lampirkan dalam pesan email Outlook di komputer Anda.
  • Klik kanan folder zip tersebut, pilih Send to kemudian klik Mail Recipient
  • Maka semua file dalam folder ini akan dilampirkan ke pesan email baru sebagai lampiran

Demikian artikel mengenai 3 cara mengirim folder lewat email secara mudah yang dapat Anda terapkan untuk mengirim file berukuran besar dalam jumlah banyak. Semoga bermanfaat dan jangan lupa untuk share serta update informasi terkini dari Rock Away Summer.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *